- 手紙
- 電話
- メール
- SNS
今や、たくさんのコミュニケーションツールがありますが、ことビジネスにおいては「電話のやり取りが基本でしょ」という方も多いのではないでしょうか。
しかし、ビジネスでもメールは優秀なコミュニケーションツールです。
個人的には、電話営業よりもメール営業が良いと考えているほどです。
メールの良いところ
ビジネスメール実態調査なんかをチェックすると分かりますが、メールの使用頻度はどんどん高くなっています。
仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.33%)が最も多く、「電話」(92.67%)、「会う」(82.27%)と続きます。 4 位の「ファクス」(20.67%)以下との差を考えると、「メール」、「電話」、「会う」の 3 つが、仕事で主要なコミュニケーション手段だと いえます。この並び順は、2011 年から変わりません。一方で、「Facebook」(15.73%)、「LINE」(10.93%)、「Skype」(10.33%)などの ソーシャルメディアも、一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われていることが分かります。
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」より
メールの良いところは、以下の通り。
- 相手の時間を奪わない
- 記録が残る
- 視覚的に分かりやすい
- 様々なデバイスと連動できる
電話で10分話して説明する内容もメールなら1分で伝わります。
営業ツールとして電話が愛されているのは、
- 昔ながらの文化
- 発信側の手間がかからない
ところにあると思いますが、発信側の手間に関しては自分勝手もいいところです。
メールを送る時に気を付けたいこと
社内メールはさほど問題ありませんが、社外メールは気をつけるべきです。
メールを作成して送る時、送信ボタンを押す前に一呼吸おくことをおすすめします。
- 社名を間違えていないか
- 誤字脱字はないか
- 送信先は正しいか
- 添付忘れはないか
- 社外秘情報を添付していないか
- パスワードが必要の資料とパスワードを一緒に送っていないか
どんなに多忙でも、メールを送る時は落ち着いてください。
電話と違い書面に残ってしまうので、信用問題に関わります。
スマホでの閲覧を意識しよう
パソコンの前でしかメールが出来ない状況も昔のこと。
今では、
- スマホ
- タブレット
- ウェアラブル機器
などがビジネスシーンで活躍しています。
特に、スマホの存在は大きく、3人に1人はスマホでビジネスメールをしているそうですよ。
ビジネスメールの送受信で主に利用している機器は、「パソコン」(99.27%)が圧倒的に多く、「スマートフォン(iPhone など)」 (34.53%)、「タブレット(iPad など)」(12.07%)、「携帯電話」(7.93%)、「PHS」(0.60%)、「その他」(0.07%)でした。通常のやりとりは 「パソコン」を使い、移動中や出先でも「スマートフォン(iPhone など)」、「タブレット(iPad など)」、「携帯電話」、「PHS」を使うなど、 メールを閲覧できる環境を持っていることが分かります。
一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」より
ここから読み取れることは簡単で、どの機器でも、どんな環境でも、読みやすく分かりやすいメールにするべきだということです。
例えば僕は日頃から以下のことを意識しています。
- パワポで企画書を作らない
- 添付ファイルは埋め込む（場合によっては、埋め込み＆添付）
- 一行あたりの文字数を減らし、改行を適度にする
順番に説明します。
メールの本文だけで理解できる企画書にしよう
パワポで企画書を作る人は多いはずですが、相手が見れない可能性があるって知ってますか？
例えば、iPhoneでは、サードパーティのソフトをインストールしないとパワポのファイルが見れません。
だから、メールの本文だけで伝わるような企画書がベストです。HTMLメールだと、文字を大きくしたり色を変えることもできるので、それだけで充分にわかりやすい企画書になります。
「企画書＝パワポ」という固定概念は捨てるべきですね。
クライアントに「企画書はパワポで作るものだろ！」なんて怒られた経験もありませんので。
添付ファイルは埋め込もう
「いやいや、パワポの資料をPDFにすればいいだけじゃん」なんて思った方もいると思いますが、メールの企画書はユーザビリティが高いんです。
「昨年度対比で140パーセントの成長です。（添付の資料2参照）」
なんてメールだと、添付された別の資料をわざわざ確認する必要がありますよね？想像に難くないと思いますが、スマホだとかなり面倒です。
それはつまり、ユーザビリティが悪いということです。
ですので、本文に画像やPDFファイルが埋め込み、ストレスフリーなメールを作成するべきです。
適度な改行で見やすいメールにしよう
最後は、改行の大切さについて。
相手がどの端末で見るか気にせず、パソコンで作成されたメール、スマホだとめちゃくちゃ見づらいんですよね…
画面いっぱいに文字があると、そっとメールを削除したくなります。
よく、「一行は全角38文字くらい」なんて言われますが、そのぐらいで改行すると読みやすいです。
理想は「タイトル→見出し→詳細→見出し→詳細…署名」という構成のメールですね。
まとめ
- レスポンシブデザインが主流になる
- ユーザビリティの高いサイトが好まれるようになる
いつだって、意識するべきは画面の向こうの誰かです。その誰かが評価するからです。
わかりづらいメールのせいで、何千万円の損失につながるかもしれません。
わかりやすいメールのおかげで、何千万円の利益につながるかもしれません。
今は、スマホやタブレットでもビジネスメールを確認する時代。
誰がどこで見てもわかりやすいメール作りを意識してみてはいかがでしょうか？
