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わかりやすいビジネスメールの書き方と3つのテクニック。

      2016/03/23

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  • 手紙
  • 電話
  • メール
  • SNS

今や、たくさんのコミュニケーションツールがあります。

しかし、ことビジネスにおいては、

 

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「電話のやり取りが基本でしょ」

 

という方も多いのではないでしょうか。

しかし、ビジネスでもメールは優秀なコミュニケーションツールです。

個人的には、電話営業よりもメール営業が良いと考えているほどです。

 

メールの良いところ

ビジネスメール実態調査なんかをチェックすると分かりますが、メールの使用頻度はどんどん高くなっています。

仕事で周囲とコミュニケーションをとる主な手段は、「メール」(98.33%)が最も多く、「電話」(92.67%)、「会う」(82.27%)と続きます。 4 位の「ファクス」(20.67%)以下との差を考えると、「メール」、「電話」、「会う」の 3 つが、仕事で主要なコミュニケーション手段だと いえます。この並び順は、2011 年から変わりません。一方で、「Facebook」(15.73%)、「LINE」(10.93%)、「Skype」(10.33%)などの ソーシャルメディアも、一部のビジネスシーンではコミュニケーション手段として使われていることが分かります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」より

 

メールの良いところは、

  • 相手の時間を奪わない
  • 記録が残る
  • 視覚的に分かりやすい
  • 様々なデバイスと連動できる

です。

電話で10分話して説明する内容も、メールなら1分で伝わりますよ。

 

営業ツールとして電話が愛されているのは、

  • 昔ながらの文化
  • 発信側の手間がかからない

ところにあるでしょうね。

 

昔ながらの文化は廃れるとしても、発信側の手間に関しては、自分勝手もいいところです。

量より質を意識した方が絶対いいと思いますよ。

 

メールを送る時に気を付けたいこと

社内メールは、さほど問題はありませんが、社外メールは気をつけるべきです。

メールを作成して送る時、送信ボタンを押す前に一呼吸おくことをおすすめします。

  • 社名を間違えていないか
  • 誤字脱字はないか
  • 送信先は正しいか
  • 添付忘れはないか
  • 社外秘情報を添付していないか
  • パスワードが必要の資料とパスワードを一緒に送っていないか

 

どんなに多忙でも、メールを送る時は落ち着いてください。

電話と違い書面に残ってしまうので、信用問題に関わりますよ。

 

スマホでの閲覧を意識しよう

パソコンの前でしかメールが出来ない状況も昔のこと。

今では、

  • スマホ
  • タブレット
  • ウェアラブル機器

などがビジネスシーンで活躍しています。

 

特に、スマホの存在は大きいです。

3人に1人はスマホでビジネスメールをしているそうですよ。

ビジネスメールの送受信で主に利用している機器は、「パソコン」(99.27%)が圧倒的に多く、「スマートフォン(iPhone など)」 (34.53%)、「タブレット(iPad など)」(12.07%)、「携帯電話」(7.93%)、「PHS」(0.60%)、「その他」(0.07%)でした。通常のやりとりは 「パソコン」を使い、移動中や出先でも「スマートフォン(iPhone など)」、「タブレット(iPad など)」、「携帯電話」、「PHS」を使うなど、 メールを閲覧できる環境を持っていることが分かります。

一般社団法人日本ビジネスメール協会「ビジネスメール実態調査2015」より

 

ここから読み取れることは簡単ですよね。

どの機器でも、どんな環境でも、読みやすく分かりやすいメールにするべきだということです。

 

だから、僕が日頃意識しているのは、

  1. パワポで企画書を作らない
  2. 添付ファイルは埋め込む(場合によっては、埋め込み&添付)
  3. 一行あたりの文字数を減らし、改行を適度にする

です。

順番に説明します。

 

1:メールの本文だけで理解できる企画書にしよう

パワポで企画書を作る人は多いはずですが、相手が見れない可能性があるって知ってますか?

例えば、iPhoneでは、サードパーティのソフトをインストールしないとパワポのファイルが見れません。

だから、メールの本文だけで伝わるような企画書がベストです。

 

HTMLメールだと、文字を大きくしたり色を変えることもできるので、それだけで充分にわかりやすい企画書になります。

「企画書=パワポ」という固定概念は捨てるべきですね。

クライアントに

 

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「企画書はパワポで作るものだろ!」

 

なんて怒られた経験もありませんので。

 

2:添付ファイルは埋め込もう

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「いやいや、パワポの資料をPDFにすればいいだけじゃん」

 

eigyouman-2

「普通、パワポのファイルで送らないでしょ」

 

なんて思った方。

確かにその通りですが、メールの企画書はユーザビリティが高いんですよ。

 

「昨年度対比で140パーセントの成長です。(添付の資料2参照)」

なんてメールだと、添付された別の資料をわざわざ確認する必要がありますよね?

想像に難くないと思いますが、スマホだとかなり面倒です。

 

それはつまり、ユーザビリティが悪いということです。

だから、本文に画像やPDFファイルが埋め込み、ストレスフリーなメールを作成するべきです。

 

3:適度な改行で見やすいメールにしよう

最後は、改行の大切さについて。

相手がどの端末で見るか気にせず、パソコンで作成されたメール。

スマホだとめちゃくちゃ見づらいんですよね…

 

画面いっぱいに文字があると、そっとメールを削除したくなります。

よく、「一行は全角38文字くらい」なんて言われますが、そのぐらいで改行すると読みやすいです。

理想は「タイトル→見出し→詳細→見出し→詳細…署名」という構成のメールですね。

 

まとめ:相手の立場になろう

レスポンシブデザインが主流になる。

ユーザビリティの高いサイトが好まれるようになる。

いつだって、意識するべきは画面の向こうの誰かです。

その誰かが評価するからです。

 

わかりづらいメールのせいで、何千万円の損失につながるかもしれません。

わかりやすいメールのおかげで、何千万円の利益につながるかもしれません。

今はスマホやタブレットでもビジネスメールを確認する時代。

 

誰がどこで見てもわかりやすいメール作りを意識してみてはいかがでしょうか?

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