引き継ぎで慌てる前に顧客管理ファイルを準備しておこう！

• 入社
• 退職
• 他店（他部署）への移動

など、仕事をする上で「引き継ぎ」は避けられないですよね。

• 顧客情報を引き継がない飲食店の店長
• 2人でコンビニを経営している夫婦

なども例外ではありません。

ただ、引き継ぎはかなり大変。

辞める側は「どうでもいい」と思っていたりしますからね。。

引き継ぎをしないとこうなる…

引き継ぎとは、Aさん（前任者）が担当していた業務・顧客を、Bさん（後任者）に担当してもらうことです。

これを怠ると…

• 進行中のプロジェクトが座礁してしまったり
• Aさん（前任者）が担当していた顧客に接触できなかったり

など、規模は違えど何らかの損失につながります。

しかも、会社の損失ならまだしも、

なんて顧客がいる場合は最悪です。

前任者は辞める身なのでどうでもいいかもしれませんが、引き継がれる人の気持ちも考えて欲しいですよね。

顧客管理ファイル＝引き継ぎファイル

なんて会社は、顧客管理ファイルを作ることを強くおすすめします。情報の質が全然変わります。

新卒の退職はもちろんのこと、優秀なベテラン社員ですら、いつ辞めるか分かりません。

辞める時になってファイルを作るのでは遅すぎます。それに、質も悪くなります。

なんて会社は、Windowsパソコンに標準搭載されているExcelで十分です。

1. 社名
2. 住所
3. 担当者名
4. 取引状況（11月にサプリメントを2980円で購入／毎月サプリメントを2480円で定期購入してくれる…など）
5. 業務とは関係ない情報

などの情報を日々まとめることにより、顧客管理が可能です。

また、もっとスマートに管理するなら「名刺アプリ」もおすすめです。

• スマホから簡単に利用できる
• エクスポート（出力）できる
• パソコンからも操作できる
• ちょっとしたメモも残せる

など、現代の引き継ぎツールとしてかなり優秀です。

退職する時はデータだけ残せばいいので、ビジネス用スマホがなくても使えるのが嬉しいですね。

引き継ぎできない状況になっても問題ない

万が一引き継ぎできない状況でも、この顧客管理ファイルは非常に役立ちます。

この顧客管理ファイルが引き継ぎファイルになるからです。

ですので、情報は多いに越したことはないですが、負担にならない範囲でリストにまとめてもらいましょう。

途中で放棄するのが一番怖いですからね。

特に「取引状況」と「業務とは関係ない情報」は貴重な情報ですよ。

取引状況

• 提供した商品
• サービス
• 金額
• 時期

など、取引状況が把握できると交渉がスムーズになります。

業務とは関係ない情報

そして、業務に関係ない情報ほど貴重なものはありません。簡単に知り得ない情報だからです。

例えば、「C様は韓流ドラマが大好き」という情報があれば、最初のコミュニケーションが楽ですよね。

なんて雑談をされたら、

と、お客さんも嬉しいはずです。

引き継ぎあるある

僕自身、これまでたくさん引き継ぎをし、たくさん引き継ぎをされました。

その中から「共感してもらえるかも…！」と思ったことを一部ご紹介します。

• 口頭で引き継ぎされる
• 顧客管理ファイルがない
• 調べればすぐに分かる情報を引き継ぎされる
• 前任者が営業時間外や休日に顧客対応をしていて大変になる
• 後任者選びが難しい
• 「Aさんの頃は〜」と、前任者と比べられる
• 前任者のスキルが足りないせいか、普通に仕事をしていても褒められる
• どんなに完璧に引き継ぎをしても、取引中止になるパターンがある

いかがでしょうか？引き継ぎあるあるですよね！

他にも「私は、こんな経験したよ！」なんて意見があれば教えてください。

以上、参考にしていただければ嬉しいです！