ビジネスパーソンの必須アイテムといえば「手帳」です。スケジュール管理やタスク管理、ちょっとしたメモ書きまで幅広く使えます。
まずは、「カバンと手帳を買って〜」なんて方も多いのではないでしょうか。
でも、僕は手帳を使っていません。ゴリゴリの営業マンなのに。
手帳を使わなくなった理由
ノートを使っていない理由と同じで、カバンが重くなるし、資料をクラウドで管理できないんです。
肩で支えながら電話してスケジュール管理をするのって面倒でしたからね。「まだ手帳で消耗してるの？」状態でした。
だから僕は、スマホやiPadの標準カレンダー＆リマインダーで管理していました。
ビジネスマンの3人に1人がスマホを使っている時代。クライアントの前でスマホでスケジュール管理をしていても不自然ではありませんから。
スマホでスケジュール・タスク管理をするメリット
- 片手で操作できる→付属のイヤホン（Bluetoothのイヤホン）と組み合わせれば尚良し
- 手帳よりも使う頻度が圧倒的に多い→「あ！手帳忘れた…」ということがない
- 予定の修正が楽→「明日の11時からの約束だけど、来週火曜日の15時に変更してくれる？」なんて時もスワイプだけで修正できる
- 通知機能がある→「1時間の予定」や「5分後に何をしなければいけない」など自動で通知してくれる
- 繰り返し機能がある→「毎週月曜日の11時に本社で会議」や「隔週木曜日の14時までに資料を提出」など、繰り返し機能が充実
- コストがかからない→ほとんどの人がスマホを持っているし、標準のアプリで十分なので、有料アプリを購入する必要がない
- 外部機器との連携ができる→パソコン・タブレット・ウェアラブルデバイスとの連携がかなり楽
- 外部アプリとの連携ができる→Y!乗り換え案内やGoogle Mapsなどのアプリと連携できる
- 特定の人と共有ができる→会社の部下とスケジュールを共有したり、夫婦でスケジュールを共有できる
特に、最後の「カレンダーの共有」はかなり便利です。実際にどんな感じで共有できるかご紹介します。
Googleカレンダーの共有方法
今回は、Googleカレンダーを使っている人のカレンダー共有の方法です。
まず、カレンダーアプリを起動
マイカレンダー→設定
自分のアカウント名をクリック。
「共有設定を変更」をクリック。
共有したいアドレスを追加→承認作業後の権限の設定を変更
自分のスケジュールを相手に見せるだけなら「閲覧権限」にします。
これで、Googleカレンダーを誰かに共有できますよ！
スマホでGoogleカレンダーを使う方法
iPhoneを例にご説明します。
設定→メール／連絡先／カレンダーと進みます。
アカウント→Gmailと進みます。
カレンダーを有効にします。
デフォルトカレンダーを@gmail.comにします。
以上でスマホでもGoogleカレンダーを使えます。
まとめ
スマホから予定を入れると、他の機器からも予定が確認できるので便利ですよ！
かなり使い勝手が良いので、特に理由がないのに手帳を使っている人は、スマホでのスケジュール管理がおすすめです！
