売掛金の未回収0に!freee発行の請求書と入金を紐付ける方法。

   

個人・法人問わず、ビジネスをする上で避けたいのが売掛金の未回収。平たく言えば「ツケの未回収」です。

よっぽど信頼できる、何でも話せるような関係であればいいかもしれませんが、「商品・サービスを提供したのにお金をもらってない」状況は嫌ですよね。

その売掛金、取引相手が悪質な人で、あれこれ理由をつけてお金を払おうとしない…という場合でも発生しますが、

  • 請求書の発行を忘れていた
  • 入金があったことに気づかなかった
  • 別案件の入金と勘違いしていた

という場合がほとんどではないでしょうか?

入金件数が多いと意外とこういうトラブルも起こりますし、ミスを絶対にしない人間もいませんからね。。

入出金の管理は面倒

「じゃあExcel や、顧客管理ソフトで、このお客さんには請求先を送った、このお客さんから入金があった…って管理すればいいんじゃない?」と思う方もいるかもしれませんが、面倒なのでおすすめしません。

僕もサラリーマン時代に、

  1. 受注
  2. 請求書発行
  3. 入金
  4. (領収書発行)

などの管理をExcelでしていましたが、正直、クラウド会計ソフトで管理した方が楽です。

僕はfreeeを使っているんですが、見積書・請求書・領収書の作成はもちろんのこと、

  • 発行している請求書はどのくらいあるか
  • 発行した請求書に対しての入金があったかどうか
  • 支払い期限を過ぎた請求書がないかどうか

なども一元管理できるので、顧客数が多かったとしても、請求書を発行さえしてしまえば人為的ミスによる売掛金発生の可能性はほぼありません。

発行した請求書と入金情報を紐付ける方法

では、どのように管理できるのか、実際の画面を確認してみましょう。パソコンからも操作できますが、今回はアプリの操作例をご紹介します。

入金があると通知されるので、アプリを立ち上げ、「自動で経理」をタッチ。

 

発行している請求書の金額と、入金の金額がマッチしていると、このように自動で紐付けられます。

 

後は、左から右にスワイプして取引に登録するだけ。簡単ですね!

複数の入金額が同じ場合

中には、複数の取引相手にまったく同じ金額の請求書を発行して、同じ日付で入金がある場合も考えられます。

それに関しては、実際に確かめていませんが、おそらく、「取引相手の名前」で判別してくれると思います。

ただ、正確に判別してくれない場合、確実な方法で請求書と入金情報を紐付けることもできます。

アプリではなく、WEB版のfreeeにログインし、取引→請求書と進み、入金があった請求書の右にある「入金を登録」をクリック。

 

ここで、先ほどのようにマッチしている入金情報が表示されるので、紐付けたいものを選択して「保存」をクリック。以上です。

請求金額と入金額が違う場合

また、

  1. 取引相手が振込手数料を負担せずに入金
  2. 一部現金での支払い
  3. 分割での支払い

などの場合、先ほどのように「マッチしている入金」として表示されません。

その場合も同じくWEB版のfreeeにログインし、入金情報を紐付けたい請求書の右にある「入金を登録」をクリック。

 

「決済をこの場で入力」を選択し、決済日と決済金額(入力額)をそれぞれ入力し、保存をクリック。

 

その後、差額が残った状態になるので、分割払いの場合はそのまま放置。

振込手数料負担なしの入金の場合は、請求書の金額を修正(振込手数料分マイナス)して対応するのが良いでしょう。(請求書を修正しない場合、入金済みとして登録されません)

まとめ

  1. スタッフが退職
  2. しばらく経ってから、そのスタッフが担当していた顧客で売掛金が発生していたことが発覚
  3. 厄介な取引相手でそのまま未回収案件に

これは、前職で実際にあった話です。そういったトラブルを避けるためにも、freeeのようなクラウド会計ソフトに頼りましょう。

個人事業主(フリーランス)はもちろんのこと、規模が小さい会社でも、人為的ミスによる売掛金の発生・未回収を0にすることができるはずです。

カテゴリー クラウド会計ソフト

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この記事を書いた人:

WEBメディア「MORIAWASE」の運営者。求人広告会社の元施設長で、趣味は音楽制作(DTM)。育児に奮闘中です!

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